6 steg som får dina medarbetare att använda systemet

För att öka medarbetarnas eller kundernas vilja ska använda ett system måste ett värde skapas – ett värde som förenklar och stöttar det vardagliga arbetet och tillgodoser behov. Men detta är också något som behöver kommuniceras internt, hur organisationen arbetar mellan olika avdelningar spelar en viktigt roll. Här är sex steg att tänka på om du vill få dina medarbetare att använda systemet.

1. Informera och involvera organisationen tidigt. Den interna förankringen är a och o när man ska utveckla eller byta system. Ju fler som är med på resan från början – desto större är potentialen att lyckas. Kommunicera internt om varför systemet tas fram eller varför det ska utvecklas, kanske är det befintliga utdaterat eller är det förändrade användarbehov som ska uppfyllas? När alla känner sig delaktiga gynnas framfart och motivation – ett lönsamt system och engagerade användare skapas!

2. Få med cheferna på tåget. Visa att hela organisationen står bakom värdet med systemet – alla ska använda systemet. Det finns såklart olika värden för olika roller, glöm inte att prata om vad förändringen ska leda till.

3. Utse en intern projektledare som har ett öra mot verksamheten. Den interna projektledaren säkerställer att de krav man har på systemet blir testade på ett bra sätt, vilket höjer kvalitén. Projektledaren kan alltid, oavsett förändringar i organisationen, säkerställa att verksamheten och kraven linjerar med varandra så att lösningarna i systemet blir optimala.

4. Välj ut Super Users. Ta vara på de egna systemspecialisternas värdefulla input. De kan verksamheten och hur man arbetar på daglig basis, och det är ju faktiskt de som ska använda det nya systemet sedan. Dessutom ger deras engagemang och påverkansmöjligheter i lösningen en naturlig trygghet för övriga användare att acceptera det nya systemet. För att uppnå optimal förankring bland slutanvändarna i organisationen är det därför viktigt att utse Super Users som representeras i projektgruppen redan från start.

5. IT-chefen + systemägare = kompisar. Med en gemensam agenda – samma vision och mål med systemet så skapas tydlighet i organisationen.

6. Ta hjälp med att prioritera behoven över tid. Eftersom att organisationen utvecklas uppstår nya verksamhetsbehov,  som sedan ska tillgodoses och här måste även systemet utvecklas i linje med organisationen. Häng med i utvecklingen, men ha inte för bråttom. Utveckla systemet över tid, allt behöver inte göras på en gång.

Vill du veta mer? Kontakta Sofia Kjelldén!

2019-03-21T15:10:13+00:00
På Cybernetics webbplats använder vi cookies för att den ska fungera på bästa sätt. Genom att fortsätta surfa godkänner du att vi använder dem. Här kan du läsa mer om vår Integritetspolicy. Ok!